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2011年11月 2日 (水)

誕生日管理

人の誕生日を忘れない方法という質問があり
過去の「たけべん」(私の配信しているメルマガ)のバックナンバー#146から
再掲しておきます(一部記事が古かったので改編してあります)

どのように情報の管理をすれば 失敗(誕生日を忘れない)を繰り返さなくてすむか

メールをされる方同士であれば、
相手の誕生日にちょっと凝ったHTMLメールは素敵ですよね
でも、肝心の誕生日を忘れてしまっては何にもなりません
興味ある質問だったので、以下のような回答をしました

これは、興味深い質問です
わたしも結構、失敗をしますので
自分への覚えとして
思いつくまま、箇条書きにしてみます
使えると思ったら、ご活用ください

1 本来、気にしていれば忘れない

2 毎日パソコンを開くのであれば、メールソフトでスケジュール管理をする
  OutlookやThunderbirdならLightningというアドオンが便利です
 

3 エクセルで、忘れてはいけない人の名前と誕生日をリスト化して
  並べ替え(昇順)して毎月月の初めに必ず、開くようにして
  その月の誕生日の人を確認する

4 気が付いた時、グリーティングカードで予約しておく
  (Ynot だと1年前から予約できます 他のサイトも同様)
  もっとも誕生日の日に相手が、今のアドレスを生かして持っていなくてはいけませんが

5 2と重複しますが、スケジュールソフトを導入する
  http://www.vector.co.jp/vpack/filearea/win95/personal/schedule/

6 3年日記とか5年日記あるいは10年日記をつける
  紙に書くノート式のもあれば、パソコンでは千年日記
  http://www.vector.co.jp/soft/win95/personal/se019060.html
  というのもあります

7 同様に備忘録ソフトで
  日和見時計と美貌録
  http://www.t-nexus.com/soft/hiyori3.html 
  というのがあります
  To Do系のソフトは http://www.vector.co.jp/vpack/filearea/win/personal/fusen/
  に星の数ほど載っています

8 パソコンを必ずしも毎日立ち上げないのであれば
  必ず、開く月間予定表のある手帳を作る
  (それに前もって1年間分の誕生日を記載しておく)

9 万が一、忘れてしまって送りそびれても
  祝ってあげたい気持ちがあれば、後日になってからでもいいと思います

10 うーん、人間は忘れる動物だと思います

このあと、この箇条書き3のケース、
(エクセルの方法)を、もっと考えて、

●使えるワザ
エクセルの誕生日管理のヒント
(OutlookExpressのアドレス帳から名前とアドレスをエクセル用に抜き出す)

誕生日を管理されるなら、メール友達の誕生日に送りたい事も多いことでしょう
Outlook Expressをお使いのようですから
Outlook Expressを立ち上げて、ファイル、エクスポート、アドレス帳
と進み、マイドキュメントに任意のファイル名で保存します
(拡張子はtxtがつきます)
保存する項目は、表示名と電子メールアドレスにチェック
あとは、任意で結構です(不要でしょう)

次に、エクセルを立ち上げ、ファイル、開く、ファイルの種類をテキストファイルにして
ウィザード上で、カンマ式の方にチェック、次へで、カンマにチェック、完了ボタン
これで、メールのアドレス帳に登録されている人の名前とアドレス一覧ができます

あとは、それぞれの誕生日を入力、

表示名   電子メールアドレス   誕生日
山田太郎  abc@xyz.co.jp           1958/03/23
     ・                    ・                        ・
     ・                    ・                        ・
という表をつくります
さらにこれだと、年号順にしか並べ替えができませんから

表示名   電子メールアドレス   誕生日        月               日  
山田太郎  abc@xyz.co.jp           1958/03/23   =month(誕生日のセル)  =day(誕生日のセル)  
     ・                    ・                        ・
     ・                    ・                        ・
と、誕生日の右横に関数を使って誕生月と誕生日の列を作ります
こうして、並び替えの最優先のキーを月、2番目のキーを日にして
並び替えれば、見事に誕生月日順(年号は関係なし)に並び変わります

でもって、ついに自分でマクロシートを作ってしまいました
マクロというのは、一種のプログラム
エクセルが自動で動く便利な機能です

●誕生日管理シート (TAKECHAN作)
http://homepage1.nifty.com/shinobu/birth.xls

もし、使われるなら、マクロのセキュリティを低にして使ってください
マクロを制約なしに使うには、エクセルを立ち上げて
ツール、マクロ、セキュリティを
低にしておくとよいです(高は、マクロを使えないようにする 中はメッセージが出る)
それでいったんエクセルを終了し、再度エクセルを立ち上げます

とするうちに、
●Birthday News  (友人の誕生日を事前に連絡してくれます)
http://www.vector.co.jp/soft/dl/win95/personal/se066697.html
というすばらしいフリーソフトがあるのを発見
これはすごい!わたしのエクセルシートは比になりませんが
エクセルである分、使いやすい、ということもあります

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コメント

とっても参考になりました!
ありがとうございます。

投稿: ノヴァ☆彡 | 2011年11月 2日 (水) 17時23分

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